Dù biết được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, nhưng nhiều đơn vị dịch vụ truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện vẫn còn mơ hồ, chưa hình dung ra cách thức tạo lập một bản kế hoạch chi tiết và hoàn chỉnh nhất.

6 bước lập kế hoạch kinh doanh dịch vụ truyền thông, quảng cáo cùng các template mẫu dưới đây chính là nguồn tham khảo hữu ích cho các DN trong ngành.

1. Hướng dẫn xây dựng bản kế hoạch kinh doanh dịch vụ truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện.

Bước 1: Xây dựng thông tin doanh nghiệp

Thông tin thương hiệu của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Thông tin thương hiệu của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Mục tiêu hoạt động

Bao gồm mục tiêu kinh doanh (hay còn gọi là Business Objective) và mục tiêu của doanh nghiệp (Business Goal). Trong đó, mục tiêu kinh doanh bao gồm những kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được, trong các khoảng thời gian cụ thể với các nguồn lực sẵn có.

Mục tiêu kinh doanh còn phải đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được trong quá trình thực hiện. Bốn yếu tố căn bản để lập ra mục tiêu kinh doanh (Business Objectives) là: doanh số – thị phần – sự tăng trưởng – lợi nhuận.

Business Goals là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến. Có thể hình dung trong hành trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, Business Objectives sẽ giống như những cột mốc mà doanh nghiệp cần đạt được để đi đến điểm đến đã đề ra.

Ví dụ, một công ty truyền thông sự kiện đã đặt ra Business Goals cho mình vào năm 2030 là trở thành thương hiệu truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện số 1 Việt Nam và Business Objectives là đạt top 50 doanh nghiệp truyền thông, tổ chức sự kiện tốt nhất Việt Nam. Như vậy, trước “đích đến” là dẫn đầu ngành thì công ty đã đặt ra mục tiêu cụ thể trên, để từng bước thâm nhập và ghi dấu ấn trên những lĩnh vực này.

Sứ mệnh

Tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp thể hiện rõ thương hiệu của bạn làm gì, làm như thế nào và tại sao lại làm như vậy. Một sứ mệnh sẽ cung cấp những thông tin sau:

  • Mục đích thương hiệu: Sản phẩm, dịch vụ của bạn làm gì? Hoặc nhằm mục đích cung cấp cho ai?
  • Giá trị thương hiệu: Doanh nghiệp của bạn đại diện cho điều gì? Ví dụ: doanh nghiệp có đề cao ý thức về bảo vệ môi trường và cung cấp giải pháp bền vững để giải quyết vấn đề không?
  • Mục tiêu thương hiệu: Công ty của bạn mang lại điều gì cho khách hàng? Tại sao họ nên chọn dịch vụ của bạn thay vì các đối thủ cạnh tranh khác?

Với những thông tin này, bạn sẽ tạo ra một sứ mệnh khác biệt duy nhất cho thương hiệu, từ đó dễ dàng ghi lại dấu ấn trong tâm trí khách hàng.

Ngoài ra, trong cuốn “10 bước cất cánh thương hiệu” của Đặng Thanh Vân, công thức ngắn gọn cho thông điệp sứ mệnh sẽ là:

SỨ MỆNH (của) + THƯƠNG HIỆU + là + DANH TỪ + TÍNH TỪ (chỉ cảm xúc) + CÔNG CHÚNG/KHÁCH HÀNG + bằng/thông qua + GIẢI PHÁP KHÁC BIỆT CỦA THƯƠNG HIỆU

Bên cạnh đó, doanh nghiệp truyền thông cũng phải xây dựng một bản tuyên bố phù hợp với định hướng công ty phát triển, với đầy đủ tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi.

Tầm nhìn

Tầm nhìn của một doanh nghiệp truyền thông, tổ chức sự kiện nói riêng sẽ phải trả lời được những câu hỏi là: Doanh nghiệp sẽ trở thành như thế nào? Và trong bao lâu?.

Đồng thời, nhà quản trị doanh nghiệp truyền thông cũng có thể phát triển tầm nhìn theo nhiều hướng khác nhau: hướng về khách hàng, về quy mô sản xuất, cung ứng, so sánh với một mô hình tương đồng đã có hay xác định cho thương hiệu một vị thế dẫn đầu.

  • Ví dụ: Một doanh nghiệp quảng cáo ABC có thể đặt ra những thông điệp tầm nhìn sau:
  • Thông điệp hướng đến khách hàng: Đến năm… ABC cam kết sẽ thúc đẩy và đồng hành với hơn 50.000 doanh nghiệp trở thành các thương hiệu vững mạnh trên thị trường ngành.
  • Thông điệp hướng về quy mô sản xuất, cung ứng: Năm 2025, ABC sẽ có 5 chi nhánh trên toàn quốc đáp ứng nhu cầu truyền thông, sự kiện của khách hàng doanh nghiệp.
  • Thông điệp so sánh với một mô hình tương đồng đã có: ABC sẽ trở thành Dentsu thứ 2 tại châu Á trong vòng 10 năm tới
  • Thông điệp xác định vị thế dẫn đầu: ABC sẽ là thương hiệu dẫn đầu trong thị trường cung cấp gói truyền thông, tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp vừa & nhỏ tại Việt Nam.

Giá trị cốt lõi

Vì là yếu tố cơ sở trong mọi chính sách hoạt động của doanh nghiệp, nên việc xây dựng bộ giá trị cốt lõi cần thời gian và nhân lực để quyết định sao cho chính xác và phù hợp nhất.

Theo đó, bộ giá trị cốt lõi được xác định dựa trên 4 quy tắc và 5 bước căn bản.

4 quy tắc này bao gồm:

  • Mục tiêu phát triển
  • Sự khác biệt
  • Dễ hiểu, dễ nhớ
  • Linh hoạt thay đổi theo sự phát triển của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, Apple đã liệt kê các giá trị cốt lõi của công ty ở chân trang website của họ theo quy tắc dễ hiểu, dễ nhớ, được tạm dịch sang tiếng Việt như sau:

  • Accessibility – Khả năng tiếp cận
  • Education – Giáo dục
  • Environment – Môi trường
  • Inclusion and Diversity – Sự hòa nhập và sự đa dạng
  • Privacy – Riêng tư
  • Racial Equity and Justice – Bình đẳng chủng tốc và công lý
  • Supplier Responsibility – Trách nhiệm của nhà cung cấp

5 bước căn bản để xây dựng bộ giá trị cốt lõi bao gồm:

  • Bước 1: Xác định nhân sự phụ trách
  • Bước 2: Tìm hiểu nội tại doanh nghiệp
  • Bước 3: Phân tích các nguồn lực doanh nghiệp
  • Bước 4: Loại bỏ các giá trị không phù hợp
  • Bước 5: Kiểm tra và đưa ra quyết định cuối cùng

Bước 2: Xây dựng bản tóm tắt về doanh nghiệp (company summary)

  • Người sáng lập: Những thành tựu đạt được hoặc các thông tin có liên quan đến lĩnh vực dịch vụ truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện
  • Quá trình thành lập: Một chuỗi cột mốc thời gian về doanh nghiệp từ khi bắt đầu ý tưởng thành lập cho đến quá trình phát triển sau này.
  • Địa điểm, cơ sở vật chất: thông tin về trụ sở chính, chi nhánh, các cơ sở phụ, nhà kho,… thuộc sở hữu của công ty.
Lịch sử hình thành của đơn vị truyền thông Mắt Bão (Nguồn: matbao.com)
Lịch sử hình thành của đơn vị truyền thông Mắt Bão (Nguồn: matbao.com)

Bước 3: Viết ra bản tóm tắt phân tích thị trường

Có 4 loại phân khúc thị trường được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến hiện nay, cụ thể: Phân khúc địa lý, phân khúc nhân khẩu học, phân khúc tâm lý và phân khúc hành vi tiêu dùng.

Tùy vào mỗi loại phân khúc, doanh nghiệp sẽ đưa ra chiến lược kinh doanh có hiệu quả và đem lại doanh thu lớn.

Phân khúc thị trường theo khu vực địa lý

Doanh nghiệp có thể xác định phân khúc thị trường dựa trên khu vực địa lý mà nhóm khách hàng tiềm năng (những công ty, cá nhân thuê dịch vụ) đang làm việc, từ phạm vi rộng như quốc gia cho đến phạm vi hẹp như tỉnh, thành phố, quận, huyện.

Việc phân chia này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hướng mục tiêu quảng cáo tới nhóm khách hàng ở một khu vực cụ thể.

Phân khúc thị trường theo nhân khẩu học

Những yếu tố cần quan tâm bao gồm: Tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân, trình độ học vấn, thu nhập, tôn giáo, quy mô gia đình,… Kết hợp phân khúc nhân khẩu học cùng các loại hình khác sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thu hẹp thị trường, các gói dịch vụ cung cấp sẽ có mục tiêu rõ ràng tới một nhóm nhân khẩu học cụ thể.

Phân khúc thị trường theo tâm lý

Do phân khúc này đề cập đến những đặc điểm thiên về cảm xúc và tinh thần – là những thuộc tính không dễ quan sát – nên bạn sẽ mất thời gian để tìm hiểu và xác định chính xác.

Nắm bắt tâm lý khách hàng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin giá trị về động cơ, sở thích cũng như nhu cầu của khách hàng, để thuyết phục khách hàng rằng tại sao nên chọn dịch vụ truyền thông của bạn.

Một số ví dụ về những đặc điểm tâm lý học khách hàng bao gồm: sở thích, giá trị, tính cách, niềm tin, thái độ và lối sống.

Phân khúc thị trường theo hành vi tiêu dùng

Những hành vi của khách hàng có thể là:

  • Các hành động thực hiện trên website: doanh nghiệp có thể theo dõi các hành động mà đối tượng khách hàng thực hiện trên các gói dịch vụ trực tuyến của bạn để hiểu rõ hơn về cách họ tương tác với chúng.
    Chẳng hạn như, bạn có thể xem người dùng ở lại trang web giới thiệu gói dịch vụ quảng cáo TVC của doanh nghiệp trong bao lâu, tỷ lệ click vào những link dẫn trong trang, tỷ lệ thoát như thế nào.
  • Sự trung thành: Sau khi sử dụng gói dịch vụ một thời gian, khách hàng có quay lại lựa chọn công ty bạn không? Tần suất là bao lần? Dựa trên mức độ trung thành của khách hàng với thương hiệu, bạn có thể điều chỉnh thông điệp và các chiến dịch quảng cáo sao cho phù hợp.

Bởi hành vi tiêu dùng liên quan trực tiếp đến cách một người tương tác với thương hiệu hay dịch vụ nên sẽ giúp doanh nghiệp tiếp thị hiệu quả ơn đến nhóm khách hàng mục tiêu của mình.

Ví dụ: Một doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện cưới hỏi, có trụ sở chính tại Bắc Ninh. 

  • Phân khúc theo địa lý: Doanh nghiệp hoạt động tại Bắc Ninh, là tỉnh thành gắn liền với dân ca quan họ.
  • Phân khúc theo nhân khẩu học: khách hàng tập trung chủ yếu tại khu vực thành phố và lân cận (cách khoảng 3-4km). Độ tuổi nằm trong khoảng 20-35 tuổi, tổng thu nhập trung bình của hai vợ chồng khoảng 20-40 triệu/tháng, thường là nhân viên công sở, kinh doanh buôn bán.
  • Phân khúc theo tâm lý khách hàng: Do khách hàng đa phần thuộc thế hệ gen Y và gen Z nên có góc nhìn đa chiều, mới mẻ, lối sống và tư tưởng cũng cởi mở hơn so với thế hệ trước. Do đó, họ dễ dàng chấp nhận những sự thay đổi, những ý tưởng độc đáo, mới lạ.
  • Phân khúc theo hành vi tiêu dùng: nhóm khách hàng này đã quá quen thuộc với mạng Internet, vì vậy họ sẽ có hành vi tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp, về các gói dịch vụ  trên mạng trước khi đưa ra quyết định.

Sau khi phân tích thị trường trên, nhà quản trị có thể điều chỉnh linh hoạt thông điệp, kế hoạch phát triển thương hiệu theo sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, sở thích, chuẩn mực, thói quen của những khách hàng tại nơi đây.

Đơn giản nhất như lồng ghép các câu đối, câu hát gợi nhắc đến dân ca quan họ trong bộ nhận diện thương hiệu, hay sử dụng các hình ảnh thể hiện văn hóa đặc trưng như nón quai thao, nón ba tầm.

Tuy nhiên, do đối tượng hướng đến là nhóm khách hàng trẻ nên doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc biến tấu lời dân ca, sử dụng hình ảnh trang phục cách tân hiện đại một cách khéo léo, để quảng bá cho thương hiệu và các chiến dịch marketing của mình. Chúng vừa thể hiện được nét đẹp truyền thống, vừa tạo sự mới mẻ và thể hiện sự hiện đại, năng động tương đồng với lối sống của giới trẻ hiện nay.

Bước 4: Xác định các gói dịch vụ cung cấp

  • Các gói dịch vụ: Mỗi doanh nghiệp có thế mạnh riêng, vì vậy hãy xác định đâu là gói dịch vụ quan trọng, chiếm ưu thế vượt trội hơn trên thị trường để tập trung nguồn lực phát triển.
  • Bảng giá cho mỗi gói dịch vụ tùy thuộc vào chất lượng so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường
  • Các mẫu kế hoạch gửi cho khách hàng. Những mẫu kế hoạch này sẽ được chia sẻ cụ thể trong phần 2 của bài viết.
Giá dịch vụ sử dụng gói thiết bị âm thanh ánh sáng nhỏ của Biz Event (Nguồn: bizevent.vn)
Giá dịch vụ sử dụng gói thiết bị âm thanh ánh sáng nhỏ của Biz Event (Nguồn: bizevent.vn)

Bước 5: Lựa chọn chiến lược kinh doanh tắt chiến lược triển khai 

Tùy theo điều kiện, tình hình kinh doanh thực tế cũng như đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ cung cấp mà các nhà quản trị sẽ đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp. Nhà quản trị có thể lựa chọn một trong 5 chiến lược căn bản dưới đây để đạt hiệu quả doanh thu tốt nhất:

  • Lãnh đạo chi phí: cạnh tranh với các doanh nghiệp khác dựa trên giá cả của các gói dịch vụ truyền thông, tổ chức sự kiện.
    Tuy nhiên, nhà quản trị nên xem xét chiến lược này bởi nếu không có nguồn lực sẵn có (nguồn tài chính lớn, có sẵn đầu mối nhà cung cấp, sẵn mối quan hệ đối tác) thì việc cạnh tranh về giá sẽ song song với cắt giảm chi phí, điều này sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng dịch vụ.
  • Chiến lược khác biệt: cạnh tranh dựa trên tính khác biệt của sản phẩm, dịch vụ.
  • Khác biệt hóa tập trung: cạnh tranh dựa trên tính khác biệt của sản phẩm và tập trung vào thị trường ngách cụ thể. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu để tìm ra sự khác biệt, hay đưa ra những đề xuất để tạo ra sự khác biệt của sản phẩm và dịch vụ.
    Chẳng hạn, một công ty tổ chức sự kiện cưới hỏi có thể trang trí cổng hoa bằng hoa hồng Pháp nhập khẩu, màu sắc rực rỡ và tươi lâu hơn sẽ là điểm khác biệt so với các gói cưới hỏi cao cấp tương đồng của đối thủ.
  • Tập trung chi phí thấp: cạnh tranh giá cả trong một thị trường ngách cụ thể
  • Tích hợp phân biệt chi phí thấp: cạnh tranh cả chi phí thấp và sự khác biệt sản phẩm, dịch vụ.

Bước 6: Xác định chi phí kinh doanh dự kiến

Để xây dựng bản kế hoạch tài chính chi tiết, các nhà quản trị cần làm việc cùng với bộ phận kế toán của công ty. Dưới đây là một số chi phí chính nhà quản trị cần dự kiến và cân đối sao cho hợp lý khi hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện:

  • Chi phí vận hành doanh nghiệp: nhân sự, vận chuyển, đi lại, hoa hồng, cơ sở vật chất, thuê văn phòng,…
  • Chi phí xây dựng mối quan hệ với các đối tá: nhà cung cấp trang thiết bị, đối tác quảng cáo bên truyền hình, báo chí,…
  • Chi phí marketing cho các gói dịch vụ của doanh nghiệp
  • Chi phí mua trang thiết bị tổ chức sự kiện. Hoặc khoản chiết khấu khi hợp tác với các nhà cung cấp trang thiết bị tổ chức sự kiện.

2. Kế hoạch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện chi tiết, áp dụng đa lĩnh vực 

Đối với bất kỳ công ty truyền thông, quảng cáo nào, việc có sẵn các mẫu kế hoạch để gửi cho khách hàng là điều cần thiết và bắt buộc. Nhà quản trị có thể tham khảo các xây dựng một mẫu kế hoạch dưới đây, để chuẩn bị sẵn một số mẫu khi pitching với khách hàng, đảm bảo tính chuyên nghiệp của công ty mình.

Cấu trúc cơ bản của một kế hoạch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện

Phần 1: Phân tích

Bối cảnh diễn ra sự kiện

Những nội dung chính bạn cần quan tâm khi tìm hiểu bối cảnh sự kiện đó là:

  • Định vị thương hiệu là gì?
  • Truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện về chủ đề gì? Mục đích sự kiện?
  • Các mốc thời gian quan trọng
  • Đội ngũ nhân sự tham gia: nhân sự công ty, đối tác bên ngoài

Tổng quan về môi trường bên ngoài

Để phân tích môi trường bên ngoài, bạn có thể lựa chọn mô hình SWOT hoặc PEST. Mô hình SWOT sẽ giúp bạn có cái nhìn tập trung vào nội lực của doanh nghiệp thông qua phân tích điểm mạnh, điểm yếu.

Mô hình PEST sẽ xác định những ảnh hưởng của thị trường tác động lên chiến dịch truyền thông, quảng cáo hay sự kiện của bạn. Tuy nhiên mô hình này chỉ phù hợp với những sự kiện có quy mô tầm cỡ.

Dưới đây là một số gợi ý về nội dung bạn có thể điền vào các mục trong mô hình phân tích:

  • Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp: Tên đối thủ, những hoạt động gần đây, sự khác biệt của đối thủ so với doanh nghiệp
  • Thái độ công chúng về đề tài chiến dịch như thế nào? Có hot trend, fad topic nào có thể giúp ích cho chiến dịch không?
  • Pháp luật, văn hóa có ủng hộ chiến dịch bạn đang thực hiện không?
  • Những yếu tố kinh tế nào liên quan đến chiến dịch của bạn?

Các đối tượng liên quan tới chiến dịch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện

Đó có thể bao gồm khách hàng trực tiếp, đơn vị đầu tư, đơn vị phân phối, báo chí,… Mỗi đối tượng sẽ được phân tích cụ thể về đặc điểm, cộng đồng liên quan hay cách họ phản ứng lại với chiến dịch (cả tích cực và tiêu cực).

Phần 2: Lập kế hoạch

Mục tiêu

Bạn đang cố gắng đạt được điều gì khi triển khai chiến dịch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện này. Chẳng hạn như:

  • Giới thiệu sản phẩm mới bằng cách tạo ra nhu cầu mới hoặc khơi gợi nhu cầu có sẵn
  • Tìm kiếm sự ủng hộ của công chúng
  • Nâng cao danh tiếng cho khách hàng của bạn

Và bạn cũng đừng quên đặt mục tiêu sao cho phù hợp với 5 tiêu chí SMART.

Xác định công chúng mục tiêu

Một số nhóm đối tượng tiềm năng có thể trở thành công chúng mục tiêu của bạn:

  • Người có tầm ảnh hưởng trong cộng đồng
  • Các chuyên gia, nhà phân tích chuyên môn
  • Chính phủ
  • Báo chí
  • Các nhân viên trong doanh nghiệp
  • Công chúng trên mạng (blogger, các cộng đồng đặc biệt, các nhóm trên mạng xã hội,…)

Lên chiến lược

Để lên được chiến lược triển khai, bạn hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:

  • Công cụ truyền thông, tiếp thị sẽ sử dụng
  • Chủ động đem thông tin đến công chúng hay chờ đợi họ tìm kiếm?
  • Quá trình tiếp cận công chúng diễn ra như thế nào?
  • Trình tự xuất hiện trên các kênh truyền thông, marketing ra sao?

Và đừng quên khi thực hiện chiến lược này, bạn hãy bám sát vào những phân tích đã thực hiện ở trên để đảm bảo kế hoạch không bị rời rạc và kém hiệu quả.

Tuyên bố

Một tuyên bố ngắn gọn tổng kết toàn bộ kế hoạch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện chỉ có độ dài khoảng 1, 2 câu ngắn gọn. Đây được coi là định vị campaign.

Thông điệp truyền thông

Bạn cần chú ý những điều sau để xây dựng thông điệp hiệu quả:

  • Thông điệp nên phù hợp với mục tiêu
  • Có thể truyền tải được những gì đặc biệt, mới mẻ, ghi dấu ấn trong mắt công chúng
  • Nên sử dụng con số, tên riêng để tăng tính cụ thể
  • Nên bao quát tất cả công chúng mục tiêu

Chiến thuật tiến hành

Chiến thuật được xem là trọng tâm của bản kế hoạch. Bạn có thể bắt đầu từ kế hoạch triển khai, truyền thông tổng quan đến từng chương trình nhỏ hơn. Hãy cố gắng cụ thể hóa mọi bước trong quy trình, từ timeline đến mẫu thiết kế banner, thể lệ chương trình, thông điệp, hay thậm chí là tên MC trong các buổi event.

Ngoài ra, trong một bản kế hoạch truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện, bạn có thể thêm một số phần quan trọng khác như phân tích rủi ro, dự trù kinh phí và các tiêu chí đánh giá sau khi kết thúc chiến dịch.

3. Kết luận

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của chúng tôi về cách xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện, cũng như các bản mẫu lên chiến dịch cho khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *